Flex Facility Solutions hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken en hoe wij hiermee omgaan, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Flex Facility Solutions 

Meidoornlaan 15 

4171AN Herwijnen 

Nederland 

E-mail: info@flexfacilitysolutions.nl

Wij zijn de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wanneer u gebruikmaakt van ons contact- of offerteformulier, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Voor- en achternaam;

E-mailadres en telefoonnummer;

Bedrijfsnaam (indien van toepassing).

Adresgegevens en kenmerken van de te reinigen locatie (noodzakelijk voor het opstellen van een accurate offerte)

Inhoud van uw bericht of specifieke aanvraag

Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens (via cookies)

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken deze gegevens voor de volgende doeleinden:

Het opstellen en toesturen van een passende offerte.

Het beantwoorden van uw vragen via het contactformulier.

De uitvoering en het beheer van de gesloten overeenkomst.

Administratieve doeleinden en facturatie.

Het optimaliseren van onze website en dienstverlening.

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht).

4. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken gegevens op basis van:

Uitvoering van de overeenkomst: Noodzakelijk om een offerte te maken.

Toestemming: Voor het beantwoorden van uw vraag via het contactformulier.

Wettelijke verplichting: Voor de belastingadministratie.

Gerechtvaardigd belang: Voor het verbeteren van onze website en beveiliging.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk:

Offerteaanvragen (zonder overeenkomst): Maximaal 12 maanden na het laatste contact.

Administratie en facturen: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).

Klantgegevens: Gedurende de looptijd van onze samenwerking en daarna alleen indien wettelijk vereist.

6. Delen met derden

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting

IT-partners: Hosting van de website en e-mailprovider.

Software: Gebruik van boekhoud- of CRM-systemen.

Overheidsinstanties: Alleen indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Met externe verwerkers hebben wij afspraken gemaakt om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.

7. Cookies

Onze website gebruikt cookies:

Functionele cookies: Om de website goed te laten werken.

Analytische cookies: Wij gebruiken Google Analytics om bezoekersstatistieken bij te houden. Wij hebben deze zo ingesteld dat uw IP-adres wordt geanonimiseerd om uw privacy te beschermen.

8. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking of uw toestemming intrekken. Stuur hiervoor een e-mail naar: info@flexfacilitysolutions.nl.

Mocht u er met ons niet uitkomen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en maken gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/HTTPS) en passende technische maatregelen om misbruik en verlies te voorkomen.